Commençons par le commencement : qu'est-ce que la gestion d'entrepôt ? Ce n'est pas une question piège ! Le premier élément de réponse est plutôt logique : la gestion d'entrepôt est un terme fourre-tout désignant simplement l'ensemble des activités, processus et besoins liés au fonctionnement d'un entrepôt.
Mais en y regardant de plus près, la surprenante variété de ces activités, processus et besoins saute aux yeux. En plus d'organiser la réception, le stockage et la distribution des marchandises, un gestionnaire d'entrepôt doit songer aux moyens de transport, à l'agencement de l'entrepôt et à la gestion des ressources humaines (ou non humaines, vu les récentes évolutions) pour mener à bien lesdites activités. Et tout ça, en gardant à l'esprit que le but même de l'entrepôt est de répondre aux commandes de la clientèle ou à leurs autres attentes, comme le traitement des retours.
La rapidité, la complexité et même la législation associées aux chaînes logistiques et au commerce moderne (et plus précisément aux supply chains de l'e-commerce) font qu'il est impossible pour un humain d'assumer les tâches de gestion d'entrepôt. Rien d'étonnant donc à ce que des logiciels de gestion d'entrepôt (WMS) aient vu le jour pour assister les gestionnaires d’entrepôt humains.
Tirant parti de cette rapidité propre aux machines, le WMS gère intelligemment les opérations de votre chaîne logistique. Il assure le suivi des opérations de l'entrepôt (comme le picking, le reporting ou les audits) et les optimise, tout en prenant en charge la gestion des stocks, sans oublier la gestion de la chaîne logistique. Un WMS fonctionne souvent conjointement avec un système de gestion des commandes (OMS) ou un système ERP qui envoie les commandes et reçoit les confirmations de distribution ainsi que d'autres informations de la part du WMS.

La gestion d'entrepôt ne correspond pas exactement à la gestion des stocks

Ces deux fonctions complémentaires présentent une différence notable : un logiciel de gestion d'entrepôt gère l'inventaire d'un entrepôt donné, tandis que la gestion des stocks est un concept plus poussé qui prend en compte et gère les stocks de toute l'entreprise. Cette tâche peut donc impliquer de gérer l'inventaire de plusieurs entrepôts (et d'autres sites qui pourraient stocker des marchandises). L'une des principales missions de la gestion des stocks est de s'assurer de la présence d'un stock suffisant (ou de son acheminement en temps et en heure) au bon endroit pour répondre aux demandes des clients et leur donner satisfaction.
La complexité de la gestion des stocks est accrue (par exemple) pour les articles de modes, les produits périssables ou saisonniers. Pour de tels produits, l'objectif est de garantir l'approvisionnement de la bonne quantité de produits aux bons endroits afin de satisfaire toutes les commandes, sans se retrouver avec un excédent qu'il faudra écouler au rabais, voire à perte.
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Les logiciels de gestion d'entrepôt fournissent des analyses et des informations

Un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS) fournit des informations et des analyses en temps réel sur tous les aspects des opérations en entrepôt – ce dont les humains sont incapables. À un bout de la chaîne, votre WMS est en mesure de localiser n'importe quel article dans l'entrepôt ; à l'autre bout, il peut organiser les rotations futures de la main-d'œuvre en se basant sur les informations dont il dispose (arrivées/départs de marchandises, commandes des clients, etc.).
Un bon WMS accroît l'automatisation et l'efficacité à chaque étape du processus ou fournit aux opérateurs humains des renseignements qui leur permettront de gagner en efficacité, réduisant par ce biais les coûts engendrés par l'entrepôt. Un WMS réduit aussi le risque qu'une erreur humaine affecte les opérations en décelant les déficiences, les goulots d'étranglement ou les procédures inutiles, puis en documentant et en mettant en œuvre les bons processus :
  • gestion directe des trois types d'inventaires : général, tournant et ponctuel. Le personnel peut utiliser des appareils portables ; les palettes ou les produits individuels peuvent embarquer un système RFID. Le WMS enregistre et traite toutes les données en temps réel. Cela garantit que chaque article bénéficie d'un suivi constant (de son arrivée à son expédition en passant par le stockage, le picking et le conditionnement) et permet la prise de décisions instantanées quant au réassort.
  • conception et mise en œuvre d'un processus de retours complet et efficace. Certains des articles distribués reviendront à l'entrepôt, c'est un fait inévitable dans l'e-commerce. Votre façon de gérer les retours détermine souvent la susceptibilité d'un client à acheter de nouveau chez vous.
  • préparation efficace des commandes, définie par zone de l'entrepôt ou type de produit. Le personnel pourra s'aider de dispositifs mobiles pour le picking et le conditionnement afin de garantir le plus court délai possible.
  • orchestration de divers flux entrants, indépendamment du fournisseur ou de la plateforme logistique.
  • gestion des stocks et du site en prenant en compte toutes les caractéristiques de l'entrepôt concerné. Un schéma de l'entrepôt généré par le WMS peut aider l'entreprise à exploiter au mieux l'espace disponible pour optimiser la taille, la structure ou l'agencement des zones du site de stockage.
  • processus pour tous les scénarios de rangement possibles, y compris l'attribution de la bonne zone dans votre entrepôt.
  • gestion des processus de livraison sortants, comprenant la commande de containers, leur surveillance et leur suivi.
  • organisation et optimisation des ressources humaines et des autres ressources sur une base quotidienne ou hebdomadaire pour faire concorder capacité et demande. Si le WMS a accès à une plateforme logistique, il pourra programmer les livraisons entrantes et les expéditions sortantes en s'assurant de la disponibilité des quais de chargement et de la présence du personnel nécessaire au chargement/déchargement.
En fin de compte, c'est à l'entreprise de décider ce que le WMS fait ou ne fait pas. Un WMS se doit d'être souple ; puisque chaque entreprise est différente, une approche universelle ne conviendra pas. La flexibilité et l'intégration avec les autres systèmes sont indispensables.
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